Le sujet de l’accueil des nouveaux collaborateurs (l’onboarding) est particulièrement d’actualité en cette période de rentrée. Cependant, vous devrez accueillir de nouveaux arrivants toute l’année.
Mettre les nouveaux arrivants dans les meilleurs conditions dès (et avant) leur arrivée est un art ! C’est aussi un savant mélange entre organisation, logistique et communication.
Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils pour mettre en place une stratégie d’onboarding efficace qui vous fera gagner du temps !
Une petite attention qui fait toujours plaisir !
Ca semble bête mais cela fait toujours plaisir…
Le célèbre petit kit de bienvenue disposé sur le bureau avant l’arrivée du collaborateur donnera tout de suite le sentiment au nouvel arrivant d’une entreprise où il fera bon travailler.
Pour le nouvel arrivant, le premier jour est un moment particulier. C’est un moment dont il se souviendra longtemps et sa première impression doit être la bonne.
En tant que manager ou partner RH, veillez à lui accorder un moment privilégié, même s’il ne doit durer que quelques minutes. Après tout, l’entreprise est une aventure humaine avant tout !
Rappelez-vous que l’onboarding débute avant le premier jour de travail.
L’accueil du nouvel arrivant commence en fait dès le début du processus du recrutement, tout comme une histoire d’amour débute avant que la relation soit consommée…
Veillez donc à intégrer dans votre process d’onboarding des actions en amont du jour d’arrivée du collaborateur.
Soignez la communication
La communication est un élément clé lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Cette communication doit être personnalisée et adaptée à l’avancée du collaborateur dans son cycle d’intégration.
Nous distinguerons deux types de communication. La communication humaine (la discussion, lors d’un point organisé ou de manière informelle) et la communication “numérique” (par email par exemple). Essayez, tant que possible d’équilibrer les deux.
Il est important aussi que votre collaborateur puisse s’exprimer régulièrement. A t-il des questions, des incompréhensions, des suggestions,… Prévoyez des moment “feedback” pour lui permettre de s’exprimer !
Quoi qu’il en soit, lors de ses 3 à 6 premiers mois, dites-vous qu’il doit entendre parler de vous environ 1 fois par semaine !
Décrivez et détaillez votre séquence d’onboarding idéale
Prenez une feuille de papier, un crayon ou votre tableur favoris. Dresser une liste des différentes étapes et tâches à réaliser. Pensez à consulter l’ensemble des services de votre entreprise qui sont, de près ou de loin, impliqués dans ce processus. Par exemple, le département informatique devra préparer du matériel informatique, l’accueil un badge, le marketing un présentation des produits, …
Pour chaque tâche, notez le timing souhaité et la personne en charge.
Par exemple :
Cette liste pourra connaître des variantes selon la fonction du collaborateur à intégrer.
Je vous l’accorde, c’est un peu scolaire mais une fois ce travail réalisé, vous y verrez déjà plus clair.
En fait, vous vous rendrez compte que beaucoup des tâches que vous aurez à mener seront similaires quel que soit le collaborateur que vous accueillez. Ce sont donc des tâches que vous pourrez automatiser pour gagner du temps.
Gagner du temps avec l’automatisation !
Nous l’avons vu plus haut, lors de l’accueil d’un nouvel arrivant la communication est clé.
Personnalisée et dans le bon tempo, elle sera votre alliée !
Cependant, cela peut s’avérer chronophage et répétitif pour vous. Heureusement, il existe maintenant des solutions faciles à utiliser pour créer des contenus, comme des emails personnalisés au design attractif et automatiser des séquences de communication internes. Notre solution, &shift, est la première solution de communication automation. Un de ces usages et justement la mise en place de campagnes d’Onboarding automatisées.
Réalisez des contenus attractifs facilement :
Grâce à un éditeur d’email très ergonomique, vous serez en mesure de réaliser de superbes emails personnalisés responsives en quelques secondes. &shift vous permettra également de réaliser des landing pages (petites pages web simples) ainsi que des questionnaires.
Automatisez vos campagnes d’Onboarding :
Ensuite, grâce à l’éditeur de campagne, vous mettez en scène votre séquence automatisée d’Onboarding. Par exemple, ici la séquence que vous aviez décrite dans votre fichier Excel.
Un nouveau collaborateur vous rejoint ? Plus de stress ! Vous l’ajoutez à la liste de diffusion des nouveaux arrivants et l’ensemble de la séquence prévue se déclenchera automatiquement pour vous.
De quoi vous concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée !
&shift est la première solution Saas de Communication Automation.
Libérez-vous du temps pour vos tâches à forte valeur ajoutée !